一轮排查下来,也许不畅的责任不完全在你。那也没关系,坦然接受事实吧!毕竟存在就是合理的,往往公司越大,部门越多,横向沟通就越高。“中的矛盾也不必回避,但更重要的是,你要迅速找出能够让接受的,并开始行动。”管理大师德鲁克如是说。
大家都在一条船上,部门之间没有解不开的死结。与其小心翼翼地与对方暗战,不如干脆痛痛快快地搞掂吧!不要轻易把矛盾上交,也许就在暗处观察你的平衡能力呢!
第一招:主动把门踹开。在清华大学职业经理训练中心副主任章哲看来,部门之间的沟通并不需要很多的技巧,关键是谁迈出第一步。
老林是博旭科技的人事总监,最近,技术部想几名集成电路(IC)设计工程师。老林二话没说,满口答应。老林是从部队退伍下来的“中干”,为人比较豪爽,有时也喜欢“忽悠”一下。技术总监是清华的硕士,打心眼里瞧不上老林那套“野路子”。
一个月过去了,老林让技术总监了好几个人,他都不满意。老林很清楚,由于专业狭窄,有经验的IC设计师并不好找。一次,他和市场总监一起吃饭时,听说技术总监曾埋怨他能力低下,办事不力。其实,人招不上来,老林也挺着急的,他平时和财务总监关系不错,偶尔也诉诉苦:那么多名校,可他楞是看不上!招人的事儿就这么搁浅下来。
转眼岁末年初到了,技术部好几名工程师纷纷了,可又没有合适的人选替补,技术总监赶紧来找老林,“早干嘛去了?”老林心想。
很多经理人都有过老林这样的经验,对方事前都没有主动联系,任由问题扩大,等到无法解决了,才紧急跑来求救。这样导致的气愤也是情有可原,但是如果别人不告诉你,为何你不主动去问对方?
部门之间往往容易画地为牢,一扇沟通的门,就把大家隔开了。只有主动一脚把门踹开,主动找当事人去沟通,部门之间的沟通问题才有可能解决。“横向沟通当中最大的问题就是我和你不谈。比如技术总监和人事总监有疙瘩,技术总监向市场总监讲,人事总监向财务总监讲,他们都和别人在讲,就和对方当事人不讲。所以人在横向沟通中首先要养成和当事人主动沟通的习惯。”章哲这样分析道。
第二招:寻找共同利益点。横向沟通前,一定要目的明确,你想要什么结果?你和对方是否能达成共识?寻找共同利益点,这是前提。由于部门不同,大家在认知上难免有差异。如果再加上沟通的信息不对等、不能及时反馈等因素,就会导致目的或结果预期的不同。
达因军惠COO于国发在以前的公司做项目总监时,发现公司有一批进口开箱率很高,达到11%.项目组向运营总监反映过多次,但事情一直没有得到彻底解决。于国发十分清楚,设备问题不仅影响项目进展,如果运营总监处理不当,也会影响其声誉。他做了一份报告,把目前设备存在的问题总结了11大项发送给运营总监,十分诚恳地指出如果处理不当将引发的后果。第二天,他就收到运营总监的回复,表示尽快妥善处理。最终,公司很快更换了,项目也如期完工了。
第三招:扮演+发言人角色。每个经理人既是本部门的发言人,也是本部门的公关大使。在横向沟通的时候不必只局限于横向,很多时候“曲线”也能“救国”。在管理好自己团队的同时,还要带领着团队通过有效的沟通与协商,争取自己团队的权益与其它部门的支持,建立良好的合作关系。
长信数码的肖俪就是个公关高手,她在销售一部做经理。公司成立不长,基础比较薄弱。她提出尽快做一个,得到不少销售经理的支持。但IT经理以工作忙项目多为由拒绝了。肖俪并没有放弃,她私底下和IT部门沟通,得知他们也觉得销售客户数据管理太乱,数据外泄,IT也得担责任。肖俪凭借着自己出色的公关能力,把横向沟通做成了沟通。结果,IT经理也乐得顺水推舟。
第四招:永远不厌其烦。跨部门沟通的一个重要策略就是永远不要嫌麻烦。不要以为开完会就没事了,事后应该随时保持联系,主动了解其它部门的工作进度,掌握最新的情况。不要被动等对方告诉你问题发生了,而是要主动而持续地沟通,预防问题的发生。平时积极防火,关键时候不用救火。
周二一大早,卢爽就接到某品牌经理的,称这次预算批下来了,让她去签合同。卢爽甭提多高兴了,这个单可是跟了半年多,总算修成正果了!她兴冲冲地直奔客户公司,顺利地签下了她这家财经杂志的第一单。杂志创刊时间不长,尚处市场培育阶段,卢爽身为上海高级客户经理,压力和辛苦可想而知。
合同签了,涉及到款项划转等事项,卢爽找财务部去沟通。财务经理却说凡是公司正式签订的合同都要统一经过深圳总部把关。卢爽颇为不解,之前关于合同细节,她在部门例会上和财务经理沟通过的。现在合同都签了,难道再倒回去从总部重来一遍?客户岂不更不耐烦了。任凭卢爽好话说尽,财务经理还是坚持原则。虽然心情极为不爽,冷静下来的卢爽还是不厌其烦地和总部财务沟通,及时跟踪合同进展,在她积极耐心地跟进下,总部很快反馈了最新意见。最终,款项顺利进账,第一单让卢爽和们都信心倍增。
第五招:适当使用沟通技巧,让他觉得这个想法是他自己的。卡耐基的应酬学上有一条原则是:先适合别人的需求进而达到自己的需求。如果你想说服别人,先要做一个注意听话的人,让他觉得你的观点正好是他自己赞同的。
横向沟通也是同样道理。职业发展专家老孙指出:如果你和对方观点十分对立,不妨先重复对方的观点,比如周旗找制作部经理赶活时,对方说:“我们部门活儿太多,排不过来”,周旗可以重复几句“是啊,这段时间大家都忙,活儿多呀。”这样表示你在积极换位思考,彼此多重复、换位几次,你的观点就很容易成了对方自己的想法了。
第六招:功夫在诗外。要想痛快搞掂你的沟通对象,很大程度上也取决于你们平时彼此交往的频率和关系。临时抱佛脚的心态并不适合于横向沟通,可不要让对方觉得你有事才想起去找他。
“要让人觉得有趣,就要对别人感兴趣。”平日里,经常一起吃个饭,部门间多走动走动,鼓励本部门的员工与相关部门的员工建立朋友关系,采用“人盯人”的战术,告别以前那种只是“半熟脸”、没事不说话的现象;在可能的情况下,请需要配合的部门主管来参加本部门的业务会,彼此增进了解,获得配合,而且其它部门经理可能也会请你“回访”。还可以定期与其它部门搞一些联谊活动,如周末打球、爬山等休闲活动。双方处的时间长,感情好了,合作自然顺利默契了。
结语
横向沟通不畅说到底就是人的问题,只要投其所好,动之以情,晓之以理,搞掂人就可以搞掂一切问题。在这个沟通时代,沟通无时、无处不在。有专家预言:未来的总裁可能会改名,叫做总沟???师或CCO(首席官)。如果你能痛快搞掂复杂、微妙的横向沟通,你也许是冲击CCO宝座最有力的人选了。